La gestion des notes de frais est une étape courante dans la vie d’une entreprise. Celles-ci interviennent, par exemple lors d’un déplacement professionnel. Il faut alors bien s’organiser pour structurer chaque étape et éviter les pertes financières. En effet, sans solution adaptée, il est courant de réaliser un investissement en temps très important pour cette gestion. Chaque note de frais est alors source de perte de temps pour l’entreprise. Des logiciels existent désormais, pour optimiser toutes ces étapes professionnelles comme Expensya.
Bien choisir son outil pour gérer chaque note de frais
Le choix du logiciel pour gérer les notes de frais est important. En effet, celui-ci conditionne ensuite, toute l’efficacité de l’entreprise dans sa prise en charge quotidienne. Chaque note de frais demande : • La conservation des justificatifs, • La numérisation des documents justifiant la demande, • La vérification des informations par un supérieur, • Le traitement puis l’enregistrement comptable. Toutes ces actions exigent un temps d’investissement important. Pour permettre à l’entreprise de gagner en productivité, il est important de rationaliser toutes ces étapes grâce à un bon logiciel. Celui-ci permet alors de réduire les erreurs et surtout de gagner du temps. Chaque étape devient alors beaucoup plus simple à réaliser lors du traitement d’une demande de remboursement. Et c’est justement l’intérêt du logiciel. L’entreprise gagne alors efficacement en productivité.
Simplifier la conservation des données sous un format numérique
Faire le choix d’un format sous une forme numérique permet à l’entreprise de mieux conserver ses données sur le long terme. En effet, aujourd’hui, elles n’ont plus l’obligation de conserver ces documents sous une forme papier. Le format numérique d’une note de frais permet alors de : • Faire des économies de papier et donc de diminuer les dépenses, • Faire un geste pour la planète en réduisant l’utilisation du papier, • Sécuriser la conservation des données, • Bien organiser les documents importants. Ainsi, lors d’un contrôle fiscal, l’entreprise peut facilement retrouver les documents importants pour les transmettre aux autorités compétentes. Les détails sont tous présents au sein du logiciel dédié à la gestion des notes de frais. Mr-entreprise.fr vous donne des conseils pour optimiser le management de votre entreprise et notamment sur la gestion des notes de frais.
Faciliter l’analyse des données pour l’entreprise lors de la gestion des notes de frais
Pour qu’une structure professionnelle soit rentable, il faut bien organiser ses dépenses. Ainsi, les équipes dirigeantes doivent régulièrement faire l’analyse de leurs dépenses pour réussir à tenir leur budget. Le logiciel permet alors aux chefs d’entreprise d’analyser des tableaux représentatifs de leurs dépenses en fonction de l’enregistrement de chaque note de frais. Toutes les données de la plateforme sont alors reprises dans des tableaux pour avoir une analyse précise. Les dirigeants peuvent donc prendre des décisions en fonction des résultats fournis par ces différents tableaux représentatifs. La gestion des notes de frais devient alors optimale puisque les équipes peuvent analyser leurs dépenses.
Diminuer les pertes de temps pour chaque note de frais
La gestion des notes professionnelles demande du temps. Il faut suivre plusieurs étapes, parfois contraignantes pour obtenir un remboursement. Ces différentes étapes sont aussi importantes lors d’un contrôle fiscal. En effet, elles permettent de justifier les écritures comptables et les résultats de l’entreprise. Le logiciel de gestion vous permet alors de gagner du temps sur le traitement de chaque note. Ainsi, l’enregistrement des justificatifs via le support numérique se fait en un clic. La plateforme est capable de prendre en photo votre document comme un ticket de parking via l’appareil photo de votre smartphone et de l’enregistrer. Ce justificatif est alors inscrit dans la plateforme pour être ensuite vérifié par le supérieur hiérarchique puis par les équipes comptables. Toutes les étapes sont alors simplifiées pour devenir plus rapides. Le magazine numérique chefdentreprise.com fait le point sur ces notes professionnelles de remboursement. En définitive, avoir un outil pour la gestion des notes de frais est indispensable pour permettre à l’entreprise de gagner en productivité.